Mekanisme Whistle Blowing System

 6,341 total views,  1 views today

Mekanisme penyampaian saluran khusus bagi pelapor sebagai implementasi WBS selain menggunakanSMS, email dan formulir yang tersedia di website GCG on line, maka dapat disampaikan pula melalui surat resmi yang ditujukan kepada pengelola WBS.

Penyampaian melalui surat resmi  kepada  Pengelola WBS  ditujukan kepada :

Yth. Kepala Bagian Satuan Pengawasan Internal
PT Perkebunan Nusantara XII
Jalan Rajawali No. 44<
Surabaya

atau

Yth. Dewan Komisaris
PT Perkebunan Nusantara XII
Jl. Percetakan III/48
Kebayoran Baru – Jakarta Selatan

Pengelola WBS adalah Bagian Satuan Pengawasan Internal (SPI). Secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut :

Input data WBS kedalam Sistem Aplikasi Pengelola Layanan Pengaduan dilakukan oleh Bagian SPI dengan mekanismenya sebagai berikut :

1. Pengaduan masuk melalui media resmi
2. Bila pengaduan melalui SMS, secara otomatis pengaduan akan masuk ke dalam Sistem Aplikasi Pengelola Layanan Pengaduan (WBS), namun bila pengaduan melalui email/web/surat resmi,  data dimasukan (entry) ke dalam Sistem Aplikasi Pengelola Layanan Pengaduan (WBS) oleh pengelola WBS
3. Klasifikasi jenis pengaduan : layanan keluhan atau WBS
4. Rekomendasi Ketua WBS untuk tindak lanjut
5. Pendistribusian pengaduan ke pihak yang berwenang
6. Pihak yang berwenang memberikan feed back (respon) kepada pengelola WBS.
7. Pengelola WBS memasukkan (entry) data feed back kedalam sistem aplikasi dan meneruskan feed back (respon) tersebut kepada pihak yang terkait.
8. Menjawab kepada pelapor bahwa pengaduan sudah ditindak lanjuti.

 ***

Hasil investigasi SPI dipergunakan oleh Dewan Kehormatan sebagai bahan pengambilan keputusan untuk mengeksekusi pelanggaran. Pembentukan Dewan Kehormatan berdasarkan  Surat Keputusan Direksi No. Kpts-091/PTPN/SDM/03/2012 tanggal 28 Maret 2012. Dengan susunan sebagai berikut :

 Ketua                    : Direktur SDM & Umum
Anggota Tetap  :

1. Kabag. SDM
2. Kabag. SPI
3. Kabag. Hukum dan Umum
4. Ketua SP-Bun PTPN XII

Anggota Tidak Tetap :

Manajer/Kepala Bagian tempat terjadinya penyimpangan/pelanggaran

Uraian tugas Dewan Kehormatan

1. Memantau serta mengawasi pelaksanaan dan penegakan Code of Conduct dan peraturan perusahaan
2. Menerima dan mencatat laporan tertulis, baik dari internal maupun eksternal perusahaan terhadap setiap pelanggaran  code of conduct  dan peraturan perusahaan yang disertai bukti dan identitas yang jelas
3. Meneliti kebenaran dan keabsahan bukti-bukti dari setiap laporan tertulis yang masuk, dan bila perlu dapat meminta penjelasan lebih terperinci dari pelapor
4. Melaporkan kepada Direksi setiap pelanggaran Code of Conduct  dan peraturan perusahaan yang telah diteliti keabsahan dan kebenarannya
5. Memberikan perlindungan terhadap identitas pelapor
6. Memberikan rekomendasi untuk pemberian sanksi terhadap pelanggaran  code of conduct  dan peraturan perusahaan, dengan mengacu sepenuhnya kepada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perusahaan serta ketentuan yang berlaku.