Pelaporan Pelanggaran

 4,883 total views,  4 views today

Insan PT Perkebunan Nusantara XII menjunjung tinggi pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik (GCG),dengan berkomitmen kepada prinsip-prinsip GCG yang meliputi transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan fairness.  Komitmen ini dilakukan dengan penuh kesadaran perlunya menyampaikan adanya pelanggaran demi kepentingan dan kemaslahatan bersama serta manfaat untuk  mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas seperti misalnya kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi.

A. Prinsip-prinsip  dalam Pelaporan Pelanggaran

1. Perusahaan wajib menerima pelaporan pelanggaran dari pelapor
2. Pelaporan pelanggaran dari pelapor harus ditempatkan dlam kerangka peningkatan tata kelola perusahaan yang baik (GCG).
3. Pelaporan pelanggaran harus dilakukan itikad baik dan bukan merupakan suatu keluhan pribadi atas suatu kebijakan perusahaan tertentu ataupun didasari kehendak buruk/bersifat fitnah/laporan palsu yang dapat mencermarkan nama baik atau reputasi seseorang.

B. Pelapor

Pelapor dalam hal ini bisa :

1. Kalangan internal perusahaan yang meliputi Direksi, Dewan Komisaris dan seluruh karyawan,
2. Kalangan eksternal perusahaan yang meliputi Pemasok (Supplier), Pelanggan (Pembeli), Kreditur, Masyarakat dan para pemangku kepentingan lainnya.

C. Bentuk Pelaporan

1. Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas, wajib dilengkapi dengan fotocopy identitas dan bukti pendukung seperti : dokumen yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggung jawabkan dan memberikan petunjuk mengenai transaksi yang dilakukan sebagai bahan bukti pemeriksaan lebih lanjut.
2. Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan tidak beridentitas (anonim) wajib dilengkapi bukti pendukung seperati : dokumen  yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggung jawabkan dan memberikan petunjuk mengenai transaksi yang dilakukan  sebagai bahan bukti pemeriksaan lebih lanjut.
3. Apabila Pelaporan pelanggaran diajukan oleh Perwakilan Pelapor, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu Fotocopy identitas Pelapor dan Perwakilan Pelapor.

D. Perlindungan Administratif

Perusahaan berkomitmen untuk mengembangkan budaya yang mendorong karyawan untuk berani melaporkan tindakan pelanggaran yang diketahuinya. Hal ini dilakukan dengan memberikan perlindungan administrasi terhadap sanksi administratif kepada para pelapor yang beritikad baik.

Kebijakan tersebut diatas dapat diberikan kepada pelapor yang belum pernah melakukan pelanggaran berat atau bila dia “terpaksa” terlibat dalam pelanggaran berat, tetapi dengan itikad baik melaporkan adanya pelanggaran tersebut.  Perlindungan administrasi ini hanya berlaku untuk internal perusahaan.

E. Komunikasi dengan Pelapor

Komunikasi dengan pelapor akan dilakukan melalui satu petugas yakni petugas Sub Unit Administrasi WBS yang menerima laporan pelanggaran. Dalam komunikasi ini pelapor juga akan memperoleh informasi mengenai penanganan kasus yang dilaporkannya, apakah dapat ditindak lanjuti atau tidak.

Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelanggaran tersebut. Pemberian informasi ini dilakukan dengan mengingat azas kerahasiaan antara pelapor  dengan perusahaan, termasuk di dalamnya kerahasiaan terhadap apa yang terjadi pada pelapor. Pembocoran sifat kerahasiaan ini oleh pelapor akan menghapuskan kewajiban perusahaan atas jaminan kerahasiaan yang diberikan kepadanya dan dalam kasus tertentu dapat mengakibatkan hilangnya perlindungan kepada pelapor.

Dalam hal pelapor adalah orang luar dan bukan karyawan perusahaan, kebijakan komunikasi dengan pelapor ini dapat diberikan kepadanya. Hal ini berlaku bila ia bersedia menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi baik yang ia terima dari perusahaan maupun yang disampaikan kepada perusahaan.