Transformasi Digital, Strategi PTPN XII Hadapi Tantangan Bisnis

 1,114 total views,  1 views today

Digitalisasi menjadi kata yang semakin populer dan massif disebut-sebut di era seperti saat ini. Dalam berbagai aspek kehidupan seolah tak wajar jika tidak tersentuh digitalisasi. Mulai dari dunia pendidikan, medis, hiburan hingga bisnis, semuanya sudah merasakan kemajuan digitalisasi.

Dalam dunia bisnis dan industry termasuk industri perkebunan, digitalisasi sudah menjadi suatu  kebutuhan. Bahkan bisa dibilang, perusahaan yang tidak mau menerapkan digitalisasi akan tergerus kompetitor dan jaman.

PT Perkebunan Nusantara XII, salah satu BUMN Perkebunan yang biasa disebut PTPN XII, tak mau ketinggalan untuk turut menerapkan digitalisasi. Bukan semata karena paksaan jaman, namun PTPN XII ingin meningkatkan operasional excellence dan menjawab tantangan bisnis era teknologi melalui transformasi digital.

Digitalisasi di PTPN XII telah merambah berbagai aspek operasional seperti administrasi, e-office, pemetaan digital hingga penerapan alat berbasis IoT. Sebut saja penerapan SAP yang sudah berjalan beberapa tahun terakhir. PTPN XII telah menjadikan SAP sebagai salah satu backbone system dengan menerapkan modul SAP diantaranya modul FI Financial (FI), Controlling (CO, Sales & Distribution (SD), Plant Maintenance (PM), Project System (PS), Human Capital Management (HCM), Material Management (MM), dan sub modul Copro. Terkait penerapan SAP ini Siwi Peni, Direktur PTPN XII, mengatakan “Beruntung sejak tahun 2019 perusahaan telah memanfaatkan layanan program  enterprise resources planning (ERP) dari SAP yang telah mengintegrasikan proses end-to-end dari produksi hingga penjualan, layanan integrated procurement system untuk proses pengadaan, mulai dari pengajuan paket pengadaan, sampai pembayaran yang melibatkan kebun hingga vendor. Dalam kondisi selama pandemi covid telah banyak membantu kami dalam kecepatan dan presisi pengambilan keputusan sehingga efisiensi biaya yang dilakukan selama semester II tahun 2020 total sebesar Rp. 89 milyar selain dari penataan biaya (cost effectiveness), juga efisiensi biaya perjalanan dinas sebesar Rp. 6 milyar karena kami menggunakan fasilitas Video conference untuk meeting dan pelatihan karyawan”.

Sistem informasi berbasis teknologi informasi lainnya juga telah banyak diterapkan di lingkungan PTPN XII. Sebut saja Sistem Informasi Tata Kelola Dokumen (SITADOK) yang merupakan aplikasi berkonsep e-office untuk korespondensi surat menyurat memo di PTPN XII. Lalu untuk monitoring pembayaran dan budget control, PTPN XII menerapkan Aplikasi Solusi untuk Pembayaran & Penerimaan (Superman) yang sudah berjalan satu tahun belakang. Aplikasi Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan (TJSL) diterapkan untuk mendukung pemerataan bantuan kepada masyarakat sekitar. Untuk turut mengenalkan dan memasarkan wisata agro yang dimiliki PTPN XII, PTPN XII memiliki website berisi profil wisata agro sekaligus media pemesanan kamar hotel di beberapa wisata agro milik PTPN XII. Baru-baru ini PTPN XII bekerja sama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) untuk penerapan sertifikat elektronik digital signature produk BSSN di lingkungan PTPN XII.

Dalam operasional on farm (kebun) dan off farm (pabrik), PTPN XII menerapkan layanan One Stop Solution for Planters (OSS Planters). OSS Planters merupakan sebuah super app yang berisi berbagai fitur dan modul untuk mendukung operasional kerja on farm dan off farm semua komoditas di PTPN XII. OSS Planters menjadi roadmap digitalisasi on farm dan off farm yang terintegrasi. Saat ini telah tersedia modul yang menangani proses monitoring Tebang Muat Angkut (TMA) tebu, presensi penyadap karet yang terintegrasi hingga pencatatan produksi hasil sadapan, monitoring suhu berbasis Intenet of Things (IoT) pada ruang pengasapan pabrik karet, monitoring suhu dan kelembapan berbasis IoT untuk setiap proses di pabrik teh, dan dashboard produksi.

OSS Planters khususnya modul monitoring TMA Tebu sangat membantu dalam proses monitoring pengiriman Bahan Baku Tebu (BBT) ke pabrik, transparansi dan percepatan proses pembayaran TMA. “Aplikasi OSS Planters terutama modul TMA Tebu sangat membantu dalam monitoring pelaksanaan TMA. Mulai dari tebangan, muat tebu baik manual maupun dengan grab loader, serta angkutan dari lahan ke pabrik. Dengan sistem online ini, monitoring TMA bisa dilakukan setiap saat dan dimana saja,“ ujar Ahmad Nurfathoni, Kepala Sub Bagian Tebu Bagian Tanaman.

Penerapan IoT menjadi salah satu fitur unggulan pada aplikasi OSS Planters. Perangkat IoT untuk monitoring suhu dan kelembapan dapat mengirimkan data suhu dan kelembapan secara otomatis ke server dengan durasi waktu yang telah ditentukan. Dengan penerapan IoT ini turut membantu dalam menjaga mutu dan kualitas hasil pengolahan karet maupun teh.

Untuk mendukung availability dan continuity layanan sistem informasinya, selain didukung dengan server berkapasitas memadai dan terlindungi, PTPN XII juga telah menerapkan Disaster Recovery Center (DRC) yang merupakan server backup dari server utama. Sebagai server backup, DRC PTPN XII ini dapat aktif Disaster Recovery Planning (DRP) dengan cepat begitu server utama mengalami kendala.

Digitalisasi di PTPN XII tak hanya sebatas penerapan-penerapan aspek technology seperti tersebut di atas. Pada aspek process dan people pun digarap serius oleh PTPN XII untuk mendukung transformasi digital. Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) turut dipenuhi dalam rangka mencapai tata kelola teknologi informasi yang baik. Digital leadership maupun peningkatan kompetensi karyawan terkait digitalisasi turut menjadi perhatian utama dalam strategi Human Capital Management di PTPN XII. Banyak karyawan yang diikutkan pelatihan, seminar, maupun workshop terkait digitalisasi. Hal itu agar karyawan PTPN XII tak ketinggalan dengan karyawan perusahaan kompetitor dalam hal kompetensi teknologi informasi.

Pada tahun 2021, PTPN XII meraih skor indeks IT Maturity 3.48 (skala 0-5) pada tiga proses COBIT versi 2019 yaitu BAI03, DSS01, DSS02. Di tahun yang sama juga meraih skor indeks IT Maturity 2.77 (skala 0-5) pada semua domain COBIT versi 5. Skor indeks IT Maturity tersebut menunjukkan bahwa penerapan teknologi informasi di PTPN XII sudah cukup matang. Hal tersebut menjadi bukti nyata bahwa perusahaan BUMN perkebunan yang merupakan peninggalan Belanda dimana dulu terkesan kuno dan minim teknologi, kini tak bisa dipandang sebelah mata dalam hal transformasi digital. (AJ)