PTPN XII Benchmarking ke Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

 2,525 total views,  1 views today

Surabaya (19/2) – Sebanyak 14 orang Tim Pengendali Arsip PTPN XII melakukan benchmarking kearsipan ke Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang berada di Jalan Dukuh Kupang Surabaya pagi ini.

Pada sesi pertama membahas tentang manajemen kearsipan Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dan dilanjut dengan sesi tanya jawab.
Emadarta memaparkan bahwa arsip pemerintah Kota Surabaya terpusat di sini sehingga dibutuhkan aplikasi yang menunjang untuk mempermudah pencarian dan temu kembali Arsip , maka dari itu diciptakanlah sistem bernama e-Arsip. Dalam sistem e-Arsip memiliki fitur-fitur seperti Arsip Dinamis, Pengolahan Akuisisi, Penelusuran bahkan Laporan Kinerja masing-masing staf Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

Selain itu Herlin selaku Arsiparis menambahkan bahwa selaku pengendali arsip harus memiliki gambaran terlebih dahulu untuk pengelolaan arsip. Beberapa hal yang harus dipantau dan dikelola yakni penciptaan arsip, penggunaan, pengelolaan hingga penyusutan arsip sehingga tidak menumpuk arsip-arsip baru yang tidak terkelola.

Selain mendapat pemaparan, kami diajak berkeliling untuk melihat secara langsung proses pemindaian untuk digitalisasi arsip dengan menggunakan alat snap scan dan menginputkan langsung ke dalam sistem. Selain itu kami juga melihat langsung ke Depot Area yakni gudang penyimpanan arsip mulai dari jaman Belanda hingga saat ini.